- Undersøkelser viser at de fleste som har vært igjennom en omstillingsprosess mener at prosessen har påvirket dem på en negativ måte. Usikkerhet og utrygghet er helt vanlig, og vår rolle er å hjelpe bedrifter og organisasjoner slik at disse prosessene kan gjennomføres mest mulig skånsomt. Derfor har vi lagd en del tips som kan være til hjelp, sier Kristin Dille og Audun B. Petersen som begge er spesialister i organisasjonspsykologi ved Stamina Census.

1. Vektlegg forutsigbarhet i det uforutsigbare

Følg planer og gjennomfør endringsprosesser slik de er kommunisert. Skjer det endringer i planene underveis, bør det informeres om dette. Det som oppfattes som små justeringer fra ledelsens side, kan oppfattes på en helt annen måte av en arbeidstaker. God informasjonsflyt skaper forutsigbarhet i en uforutsigbar situasjon.

2. Vær tilgjengelig og til stede

Mange ledere av omstillingsprosesser bruker mye av sin tid i møter, samtidig som medarbeiderne har behov for lederens tilstedeværelse. Legg derfor vekt på å være ekstra mye tilgjengelig når du først er til stede. Ha en åpen dør, og gi gjerne medarbeiderne informasjon om til hvilke tider du vil være tilgjengelig. Enkelte ledere praktiserer med hell «speed date» til fastsatte tidspunkt. Da er det fritt frem for ansatte til å stille spørsmål om stort og smått.

3. Vær var på signaler i arbeidshverdagen

Er det mindre latter i lokalene, eller er det kanskje færre uformelle treff ved kaffemaskinen? Det trenger ikke nødvendigvis bety noe, men det kan også være symptomer på noe underliggende. Kan det være at det er noe som plager folk? Ved å være var på små signaler, kan eventuell usikkerhet eller misnøye fanges opp tidlig.

4. Ta tak i ryktespredning

Grip fatt i rykter og ta tak i feilinformasjon. I en usikker situasjon spinnes det fort videre på løs informasjon. Ved å ta tak i rykter, øker du sjansen for å korrigere noe som kan utvikle seg i negativ retning.

5. Aksepter reaksjoner og uttrykk for frustrasjon

Gi uttrykk for at det er lov å reagere, men innenfor rimelighetens grenser. Det er liten grunn til å være redd for at ansatte viser følelser i en usikker tid. Man vet gjerne hvor man har de som «blåser ut». Derfor er det viktig å følge med dersom noen blir mer stille og tilbakeholdne. Ta initiativ overfor de som trekker seg tilbake. Ta heller ikke for gitt at de som beholder jobben er takknemlige og glade. Husk at de som blir igjen kan finne seg en annen jobb eller bli en dårligere utgave av seg selv hvis de påvirkes negativt av endring.

6. Skaff bistand

Motvilje og manglende tro på hensikten med omstillingen blant de ansatte fører ofte til at omstillinger ikke gir ønsket effekt. Mange vansker kunne vært unngått med en tidlig risikovurdering av hele prosessen. Da er det enklere å se hva som kan gå galt og det blir lettere å styre unna problemer underveis. Ekstern bistand med kompetanse på psykologiske prosesser kan i slike situasjoner være gode rådgivere og kan også være gode støttepersoner både for ledere og andre som er inne i prosessen. Ledere og andre sentrale personer som jobber med omstillingen kan også ha godt av å ekstern diskusjonspartner når de opplever vansker. Da kan slitasjen på menneskene bli mindre.

7. Revitaliser organisasjonen

Etter en omorganisering eller omstilling er det viktig å bygge en god kultur. Det finnes en slags psykologisk kontrakt mellom den ansatte og bedriften, den handler om årsakene til at den ansatte arbeider der den gjør. At man har gode kolleger, stabil lønn og spennende arbeidsoppgaver kan være eksempler på innhold i en slik kontrakt. Endringsprosesser kan føre til at medarbeideren føler at kontrakten blir brutt og at organisasjonen ikke stiller opp. Det kan medarbeideren kanskje leve med for en periode, men det er viktig at kontrakten opprettes snarest mulig og at det skapes en god organisasjonskultur når endringsprosessen er gjennomført. Alternativet kan være en ansatt som snakker negativt om organisasjonen eksternt med omdømmerisikoen som det kan medføre.