FMC Technologies på Kongsberg er produsent og leverandør av subsea production systems. Selskapets 3500 ansatte i Norge hadde 120 000 reisedøgn i 2011, og mange er utenlands flere måneder i strekk. Selskapet har sterk fokus på sikkerhet, og det er den viktigste grunnen til at de har etablert et eget reisesenter med fem ansatte til å ta seg av de ansattes reiser. Ifølge Laila Blia, Travel Manager Norway, er selskapet avhengig av å organisere reisevirksomheten på denne måten.

– Vi forhandler selv frem avtaler med flyselskaper, hotellkjeder og leiebilbyråer - kort sagt alt du har behov for på tjenestereisen. Våre avtaler lastes inn i systemene til det reisebyrået vi bruker, og når de ansatte skal på reise, tar vi oss av bestillingene. Hvis de ønsker det kan de selv ta seg av innenlandsreiser, men de skal uansett gå gjennom det reisebyrået vi har avtaler med, sier Blia.

– Alle utenlandsreiser tar reisesenteret seg av, og på denne måten ivaretar vi sikkerheten til både selskap og ansatt. Vi vet alltid hvor den enkelte befinner seg hvis noe skulle skje, sier hun.

Mer enn bare flybilletter

Laila Blia ser ingen alternativer når det gjelder måten å organisere bestillingene på. Før i tiden ble 40– 50 sekretærer i de ulike avdelingene brukt til å bestille alt som hadde med reisene å gjøre, men nå kan de bruke tiden på kjernevirksomhet og la reisesenteret ta seg av bestillingene. Bestillingene handler om mye mer enn bare å få bestilt flybilletter fra A til Å. De ansatte skal bo, ha leiebil tilgjengelig, få arbeids- og oppholdstillatelser, og i tillegg få informasjon om alt det er nødvendig å vite om hvis de for eksempel skal jobbe en måned på en rigg i Angola. Bare til visumhåndtering går det med 1,5 stilling i reisesenteret, for det handler om mye mer enn bare å sende en søknad.

Ser ingen alternativer

Å etablere et reisesenter internt i selskapet er selvsagt også kostnadseffektivt. På flere av reisestrekningene er det kun mulig å benytte seg av økonomiklasse. Dette har også bidratt til å gjøre de ansatte mye mer bevisst, enten det gjelder hovedkontoret på Kongsberg eller avdelingen i Bergen. I Bergen har reisesenteret to ansatte til å ta seg av reisebestillinger i tillegg til de fem på Kongsberg.

Hele 22 000 flyreiser i innland og utland ble bestilt av reisesenteret i 2011. Ifølge Blia er det å ha et eget reisesenter likevel ikke så vanlig. Mange selskaper bruker riktignok bare ett reisebyrå, men lar fortsatt de ansatte bestille selv, ofte gjennom sine sekretærer.

FMC Technologies er tidlig ute med sin måte å organisere reisebestillingene på, og ser ingen alternativer som kan ivareta sikkerhet og kontroll på samme måte. Når utgiftene i tillegg reduseres, er valget enkelt: et eget reisesenter.