Det kan være en idé å legge konferansen til et stille sted nær naturen. På den måten får man møtedeltakere som er opplagte og uthvilte. God luft, god mat og fredelige omgivelser er bra for konsentrasjonen.

Finn roen på konferansen

Når store avgjørelser skal tas er det viktig at alle deltakere finner roen. At de kan slappe av og konsentrere seg om å arbeide. Havluft og bølger kan ha den effekten på mennesker, forteller Anne Bjørg Kjellesvik hos Lothes Mat og Vinhus. Hun har jobbet på flere forskjellige konferansehoteller og har lang erfaring med dette.

- Når man oppholder seg i rolige omgivelser med naturen tett innpå så har man ingen forstyrrelser. Det er ikke like forstyrrende med måkeskrik eller bølgeskulp, og det tror jeg er viktig for sånne møter. Det er godt å kunne gå turer og få masse frisk luft, uten at det er noen uromomenter. Hvis man er i midt inne i en by på et hotell så er det altfor ofte mye støy og mange andre mennesker rundt. Det blir slitsomt. Det er enklere å konsentrere seg om jobb når man legger seg i tide, og ikke blir fristet til å gå på byen etter endt arbeidsdag.

- Er man i Oslo, for eksempel, så kan folk finne på å gå i baren eller på byen etter middag, og da har man fort veldig slitne deltakere på konferansen neste dag, sier Kjelsvik.

De beste konferansene er de som gir deltakere en opplevelse utenom det vanlige.

Mange ting skal fungere

Anne Bjørg Kjellesvik vet hva som er viktig for at en konferanse skal bli bra. Hun vet hva gjestene setter pris på, og hva som eventuelt fører til klager.

- Noe av det viktigste er maten. Tenk deg selv at du kommer til lunsj etter en hard økt, er kjempesulten, og så får du servert noe dårlig mat. Da er dagen ødelagt, og det inspirerer ikke til videre jobbing heller. Det er maten folk snakker om i etterkant. I tillegg er det kjempeviktig at alt det tekniske fungerer. Når møtedeltakere kommer med sine PC-er så må de kunne koble seg opp med én gang.

- Fungerer det ikke så er møtet ødelagt. I tillegg er det veldig viktig med god ventilasjon i møterommene, sånn at man ikke blir trøtt og ukonsentrert. Det er også viktig at personalet er lett tilgjengelig, sånn at de kan hjelpe gjestene med det de trenger, forteller Kjellesvik videre.

Det er i det hele tatt viktig at hele konferansen forløper uten forsinkelser i noen ledd. Ingenting er så irriterende som å kaste bort verdifull tid på å vente.

- Det er viktig at for eksempel lunsjen blir servert med en gang, at den organiseres sånn at folk slipper å vente. Det er veldig irriterende å bruke et kvarter av lunsjpausen på å stå og vente på maten. Det har jeg fått mange klager på, på andre steder jeg har jobbet.

Overnatting i et fyrtårn

Stemningsfulle omgivelser setter et helt eget preg på en konferanse. Omgivelsene bidrar både til et godt resultat, og at opplevelsen blir minneverdig for de som deltar. Anne Bjørg Kjellesvik mener det er godt for folk å reise til omgivelser som er annerledes.

- De beste konferansene er de som gir deltakere en opplevelse utenom det vanlige, og jeg tror natur, stillhet og ro bidrar til å gi slike opplevelser, avslutter Kjellesvik.