Av Jan Henrik Ulvatne, General Manager hos Norwegian Business Travel Association

Med andre ord er reiser eller møter ikke bare en kostnad, men må også sees på som en investering. Hva er risikoen for ikke å gjennomføre et møte på beste måte? Faktorer vi kan vurdere som risiko kan være tapte kontrakter, misfornøyde kunder eller manglende utnyttelse av inntektspotensialet. Avkastningen kan tilsvarende sees som potensiale i videreutvikling av en eksisterende kunde eller ny forretning.

Hvilke faktorer skal vurderes?

Uansett er dette faktorer det er viktig å ta med seg når man skal vurdere om man skal investere i et møte. Møtet, enten det er et en-til-en møte eller mange på en konferanse eller et event, må ha som mål å tilføre verdi til de som gjør investeringen. Krav til ”avkastningen” må også kunne sees på kort og lang sikt, slik at det legges til rette for dette.

En tommelfingerregel bør være at jo høyere kompleksitet, varighet eller resultatverdi møtet har, desto mer taler det for et fysisk møte.

Hvor mange har ikke vært på et møte hvor en bedrift har lagt store summer i å skape flotte rammer for å fremme et produkt eller budskap, hvor det hele raskt blir glemt siden budskapet ikke blir fulgt opp i etterkant slik at deltagerne faktisk husker det bedriften ønsket å formidle. Uten repetering vil vi ha glemt mesteparten av det som ble prøvd formidlet. Det er mange som burde ta et repetisjonskurs på lærekurven!

Hvilken møteform vil best ivareta risikominimering og maksimering av avkastning?

Det er ikke tvil om at videokonferanser kan erstatte mange reiser og gi en god effektivitets- og besparelsesgevinst. Ikke minst kan virtuelle møter spare miljøet. Mange bedrifter stiller derfor spørsmål om hvorvidt møtet er nødvendig eller kan erstattes av et virtuelt møte. Spennende nok viste en undersøkelse gjennomført av Norges største reisebyråer i 2012 at videokonferanser bare hadde hatt en begrenset økning og i større grad hadde blitt et supplement, og ikke bare en erstatning til telefonkonferanser og fysiske møter. Erfaring viser at de bedriftene som tilrettelegger for integrerte løsninger med lav brukerterskel for videokonferanse, har størst suksess med å oppnå høy brukeradopsjon og dermed mulighet for å supplere eller erstatte reiser.

Relasjon og tillit er essensielle elementer

Mange kulturer krever fysiske møter for å kunne bygge dette opp. Som alltid er kvaliteten på produktet eller tjenesten man leverer viktigst, men i mange tilfeller kan kunderelasjonen være limet som holder på kunden eller legger grunnlaget for en avtale. «La oss ta en kaffe» sier vi ofte, og hvor ofte har ikke kimen til en god ide eller potensiell avtale startet over en kaffekopp.

Det å møtes handler om å sette gode rammer for kommunikasjon. Kostnadene ved en reise ligger i reisetid, reduksjon i arbeidseffektivitet på reise og håndtering av reise før og etter. Vi skal heller ikke glemme at det også kan være slitsomt for den ansatte å reise. Regnestykket ser bedre ut ved at den senere tids teknologiutvikling og tilbud fra leverandørene har gitt økt mobilitet og produktivitet under hele reisen. Det ovennevnte stiller krav til behovsprøvingen. Det blir viktig å vurdere om det fysiske møtet vil være av stor betydning for suksessfullt resultat, uavhengig av om møtet gjelder en salgskontrakt eller en serviceoppfølging.

Reiser og møter må sees på som investeringer – det gjelder å gjøre de vurderinger og forberedelser som skal til for å gjøre det til gode investeringer. Lykke til med mange spennende investeringsmuligheter!