En uforutsett detalj kan være forskjellen på et godt og et dårlig arrangement. En av Norges fremste eksperter på temaet har noen tips å komme med. Siv Christensen er salgsdirektør i Scandic Hotels og har jobbet i reiselivsbransjen i tjue år. Hun sier norske konferanser blir stadig mer profesjonelle, men at mange fortsatt kan bli bedre på forberedelser og fokus på detaljer.

- Det viktigste når en forbereder en konferanse eller et event, er å ha klart for seg hva en ønsker å oppnå, sier hun og fortsetter:

- Når vi spør de som skal ha en konferanse om hva som er den egentlige målsettingen med arrangementet, blir de ofte litt usikre. En konferanse må alltid begynne med et klart definert mål. Det kan være å bygge stolthet i forhold til merkevaren blant de ansatte, det kan være å øke motivasjonen eller å styrke arbeidsmiljøet.

Praktisk gjennomføring

Når rammene for arrangementet er på plass, det vil si målsetting, budsjett, tidspunkt og målgruppe, vil den praktiske gjennomføringen være avgjørende. Uendelig mange ting kan gå galt. Bagateller som tar fokuset bort fra budskapet og som forstyrrer arrangementet.

- Det er i detaljene et arrangement lykkes eller mislykkes, sier Christensen.

- Mange presentasjoner har blitt ødelagt av at teknikken svikter. At lyden blir borte, eller at videoen ikke fungerer. Dette er den største frykten for mange. Men det er mulig å forberede seg. De mest profesjonelle arrangørene leier inn spesialister til å ta seg av utarbeidelse av presentasjoner, lyd og lys. På den måten sikrer de seg mot at ting går galt.

- Det dreier seg om hvilket inntrykk du som bedrift, på vegne av din merkevare, vil gi publikum. Det er svært stressende å stå og holde en presentasjon når ting ikke fungerer. En liten ting som en skrivefeil, bidrar til å svekke totalinntrykket, sier hun.

Unngå småfeil

Christensen mener mange mindre arrangører ikke tar høyde for alt som kan forstyrre en konferanse. Små ting som gjør at deltagerne flytter interessen bort fra budskapet.

- Det kan være ting som at en ikke har lagt til rette for rullestolbrukere eller allergikere. En misfornøyd gjest kan forårsake irritasjon og støy. Det er mange detaljer vi av erfaring vet kan forstyrre arrangementet og redusere verdien for deltakeren. Som arrangør er det viktig å be om denne type informasjon fra deltakerne for å sikre at behovet ivaretas.

Hvordan kan så en bedrift vite om et event har hatt den ønskede effekten? Christensen sier måling av synergiene, påvirkningen arrangementet har hatt på deltagerne, må inngå i den helhetlige planleggingen.

- Igjen er det avgjørende at en på forhånd har et tydelig definert mål, som må være mulig å kvantifisere. Du kan måle kunnskapsnivå og stolthet i organisasjonen med spørreundersøkelser, eller du kan måle motivasjon ved å se på aktivitetsnivået til de ansatte, sier hun.

- Men uansett vil alltid verdien av å møtes være der. Det er alltid en effekt av å komme sammen i en tid da mye av kommunikasjonen er digital, avslutter hun.