- Det har vært en nedgang i møtevirksomheten innen oljerelaterte industrier. Samtidig opplever vi en oppgang innen offentlig forvaltning. «Oljekrisen» har resultert i at flere private aktører ønsker mer effektive og kortere møter. Mange selskaper velger å ha møtene på flyplasshoteller, sier Jörgen Ljunggren, General Manager hos Radisson Blu Airport Hotel Gardermoen og Park Inn by Radisson Oslo Airport.

Høyere tekniske krav 

Utover krav til beliggenhet og service ser kundene i større grad etter gode tekniske løsninger.

- I tillegg til at hotellet må ha sentral beliggenhet er effektivitet avgjørende for kunden. Rask og god håndtering av kontrakter, samt kort svartid på forespørsler er viktig for kunden og ansatte er derfor alltid tilgjengelige, sier han.

- De tekniske forventingene utvikler seg også raskt i takt med det private markedet. Kundene forventer at alt av tekniske løsninger skal fungere feilfritt og effektivt. Gratis trådløst høyhastighetsinternett, tilkoblinger for ulike nettbrett og smarttelefoner, samt løsninger for videokonferanser er helt grunnleggende i dag, sier han.

Planlegging og kommunikasjon

Ljunggren mener god planlegging og kommunikasjon er en forutsetning for et vellykket møte eller konferanse.

- Mange glemmer tidsklemmen og at behovet for effektivitet også gjelder for møtedeltagerne. Ofte kan man se møtedeltakere som ikke har rukket å spise frokost og er sultne og ukonsentrerte. Slikt skaper en dårlig start på møtedagen for deltakerne, sier han.

- For å møte denne utfordringen har vi sunne og gode frokoster, samt et eget møtemat-konsept som holder energinivået oppe. Vi kan tilpasse menyen og tar hensyn til allergier og matintoleranse. Det viktigste er at kunden har en tett dialog med hotellet slik at vi kan forberede et godt møte, sier han.

Avdekker og tilpasser ulike behov

Hotellets oppgave er å sørge for at gjestenes ønsker og behov imøtekommes. For å kunne gi gjestene de beste hotell- og møteopplevelsene kartlegges behovene i forkant.

- For at møtet skal bli optimalt stiller vi en rekke spørsmål i forkant for å avdekke kundens og gjestens behov. Noen har lang erfaring som møteholder, mens andre har fått oppdraget for første gang. Vi tilpasser derfor vår oppfølging etter kundens erfaring og behov, sier han.

- Heldigvis har vi 77 toppmoderne møterom med det nyeste av AV-utstyr fordelt på våre to hoteller her på Gardermoen. Med så mange møterom har vi en unik mulighet til å tilpasse oss og tilby akkurat det kunden ønsker, sier han.

Fortsatt viktig med fysiske møter

Live-streaming fra møter og konferanser kom for noen år siden og ble omtalt som det store og nye. Ljunggren mener betydningen av fysiske møter kan ha gjort at dette ikke ble like populært som en del forventet.

- Det er fremdeles slik at dersom viktig informasjon skal formidles og viktige beslutninger skal tas ønsker mange fortsatt å gjøre dette i fysiske møter. Å møtes fysisk er også viktig for å knytte relasjoner og bygge kontaktnettverk. Vi ser at mange prioriterer å ha møter her på flyplasshotellet slik at de kan møtes på en effektiv måte når de er ute og reiser, sier han.

- For møtedeltagere som ikke har anledning til å delta fysisk tilbyr vi selvfølgelig konferansetelefon og Skype for Business. Vi har også installert det trådløse systemet Clickshare som enkelt kobler opp kundenes utstyr trådløst til skjermen i møterommet. Her kan man også koble opp to enheter samtidig, noe som gir enklere og bedre flyt mellom møteleder og foreleser, sier han.

- Nye tekniske krav og gjestenes høye forventninger er bakgrunnen for renoveringen av alle møterommene her på hotellet. Vi kan i dag tilby gjestene våre det aller nyeste av tekniske løsninger, sier han.