Reiseutgifter er for mange selskaper en stor post i budsjettet, og mange er også avhengig av reisene for å opprettholde gode relasjoner til sine kunder og avdelinger. Coast Seafood har gjort videokonferanser til et supplement til reisingen, og sparer i dag mye penger. IT-sjef Frode Melsether er fornøyd med tjenesten, og forteller at selskapet har hatt en god økonomisk gevinst ved å ta i bruk videokonferanser.

– Videooverføring kan nok ikke erstatte forretningsreisene våre i seg selv. Å møte kunder, partnere og kolleger er viktig, men vi ser at vi i stadig flere tilfeller kan ta møter over video og at vi kan sende færre på de reisene vi er nødt til å foreta, sier han.

Vellykket outsourcing

Coast Seafood var i starten selv ansvarlig for driften av systemet, men valgte etter hvert å outsource tjenesten, noe Melsether ikke har angret på:

– Outsourcing er veldig effektivt og sparer mye tid. Vi slipper å tenke på driften og flytter dermed fokuset fra drift til bruk. Sikkerheten, oppdatering av software og lignende er noe vi slipper å tenke på, sier han.

Selskapet har kunder og avdelinger over hele verden, og merker at spesielt effektiviteten i møtene er blitt bedre.

– Videokonferanser gir en sterkere relasjon til de vi sitter i møte med enn telefonkonferanser. Et telefonmøte blir ofte upersonlig og man får ikke den samme kontakten, sier han.

– Vi har i dag generelt bedre kvalitet på møtene, vi reiser mindre og får en tettere relasjon til kunder og kolleger. Et godt eksempel er «Coast-skolen», der vi henter inn eksterne foredragsholdere via video og avholder felles videomøter med opptak av seansen for gjenbruk i internopplæringen, avslutter Melsether.

Apper for reisen

  • TripIt Travelorganizer: Linker til e-postkontoen din og samler alle bookinger og alle referansenumre du mottar. Flyvninger, hoteller og restauranter – alle bekreftelser på e-post lagres i TripIt, som samler og organiserer informasjonen på en oversiktlig måte. Alle forsinkelser som blir sendt til e-posten din blir automatisk oppdatert i TripIt.
     
  • SAS Crew guide: En stor suksess for alle som reiser til New York, Chicago eller London. Via denne appen deler SAS’ flygende personell sine unike tips. Du får forslag om aktiviteter, restauranter, barer og butikker som du vanskelig ville funnet om i bøker eller på egenhånd  
     
  • Gmail Offline: En nødvendighet dersom du trenger å jobbe offl ine mens du reiser. Du kan i fred og ro lese og svare på e-poster uansett hvor du er – og når du så kommer deg på nett igjen, synkroniserer appen alle endringer og sender av gårde e-postene du har skrevet mens du har vært offline.
     
  • FindmyiPhone: En uvurderlig app hvis du mister telefonen din. Den gjør det mulig å finne igjen telefonen med iCloud på en hvilken som helst annen iPhone, iPad eller iPod. Via et kart kan du lokalisere telefonen din, og du kan også endre passordet og slette informasjon. BlackBerry og Android har lignende apper.

    KILDE: FORBES.COM, HEGNAR.NO, APPLE.COM