Fakta om NBTA

  • Norwegian Business Travel Association er en interesseorganisasjon for innkjøpere av reisetjenester innen forretningsreiser.
  • Medlemmene består av både kjøpere og leverandører. Organisasjonens formål er å skape større innsikt og forståelse av Travel Management og forretningsreiser som et kompetanseområde.

Årsakene er mange, men de fleste bedrifter reiser fordi de anser at det er en nødvendig og riktig investering. Når man ser at reiser og relaterte tjenester ofte er en av de største kostnadspostene for bedrifter, kan det synes underlig at ikke flere har et aktivt forhold til fagområdet Travel Management. Feltet griper inn i flere områder enn det de fleste i en organisasjon tenker på. Et godt program skal ivareta de ansattes og bedriftens interesser gjennom blant annet å:

  • Sikre rett kostnadsnivå gjennom gode innkjøp og styring
  • Ivareta helse, miljø, sikkerhet og komfort til de ansatte
  • Sikre effektive bestillings- og oppgjørsrutiner
  • Bidra til god produktivitet
  • Tilrettelegge prosesser for godkjennelse av reiser

Vi kan også legge til at møter, kurs og konferanser er et område der bedriftene vil ha mye å hente ved sterkere styring.

Hvor finner vi Travel Management-funksjonen?

Store selskaper har ofte en eller flere som jobber med disse arbeidsoppgavene, mens for andre er dette en oppgave som er delt mellom flere avdelinger eller en deloppgave for den reiseansvarlige. Vi finner funksjonen oftest i administrasjonen, HR-, innkjøps- eller økonomiavdelingen.

Besparelser

Det er mange tilbydere av reiseprodukter, og tilbudet er i konstant endring. Dette gjør området vanskelig å følge med på, men en bedrift kan hente store besparelser gjennom gode rutiner og prosesser for utnyttelse av tilbud og avtaler. Gode analyser av data og riktig bruk av styringsverktøy kan gjøre underverker på reisebudsjettet!

Hva er den egentlige kostnaden?

Kostnaden ved en reise er ikke bare det man betaler for fly og hotell. Det er flytog, taxi, måltider, tilgang til Internett, telefonregninger, med mer. Dette er imidlertid bare de direkte kostnadene. I tillegg kommer de indirekte kostnadene som kan gå på manglende produktivitet på reise og tid brukt til å ordne med reisen før (bestille/planlegge) og etter (reiseoppgjør). Mange bedrifter har dårlig oversikt over de faktiske kostnadene og dermed mindre mulighet til å påvirke dem.

Sikkerhet og oppfølging

Hvem har ansvaret for oppfølging av ansatte på reise? Hvilke rutiner er på plass? Det å kunne følge opp ansatte på reise gjelder ikke bare for reiser til risikoutsatte strøk i en annen verdensdel, men også det å kunne ivareta ansatte som står fast på grunn av værmessige forhold i Norge. Bedrifter med et godt oppsett kan både sikre den ansatte og unngå produktivitetstap og merkostnader ved å ligge i forkant av hendelsene.

Ansatte er en viktig ressurs, og ivaretakelse av sikkerhet og komfort til den reisende kan være medvirkende til at den ansatte føler seg ivaretatt og blir værende i bedriften. Travel Management handler med andre ord også om å finne gode leverandører som ivaretar bedriftens viktigste ressurs – de ansatte.

Mobilitet, produktivitet og Travel Management

Teknologi gjelder ikke bare bestillingsløsninger, selv om dette er en viktig kanal for styring og informasjon til de ansatte. I flere organisasjoner blir den reiseansvarlige tatt med til råds av IT-avdelingene når det gjelder mobilitet. Sammen sikrer de at de ansatte er informert, kan være produktive og har rett teknologi for reisemålet. Ut fra at det handler om å møte noen, kan man også si at videokonferanse hører inn under Travel Management selv om IT har det tekniske ansvaret. En enkel og integrert løsning vil kunne øke bruken av videokonferanse kraftig, og dermed kan bedriften unngå unødige reiser og kostnader.

Et lederansvar

Ta vare på de reisende og investeringen bedriften gjør i forbindelse med en reise. Det er viktig å ha noen som har kunnskap om prosessene både før, under og etter en reise. Hvorvidt bedriften kan forsvare en stilling eller ikke vil være avhengig av antall reiser og hvor bedriften reiser. Det som er sikkert, er at de fleste bedrifter bør innse at de har mye å hente på å ha tilgang til denne kompetansen. Dette er et område som må tas på alvor, og uten støtte fra ledelsen er det vanskelig å oppnå gode resultater. Sikrer din bedrift investeringen gjennom å ha tilgang til kompetansen i egen organisasjon?