Den digitale tidsalder og internettet kan løse mange lignende utfordringer. Kanskje bør ressurssparing og miljøhensyn anspore langt flere til å gjøre møtene digitale? Videokonferanse betyr enkelt forklart at møtet blir holdt på nett og at deltakerne ikke er på samme sted. Selv med normal datakapasitet i firmaet, kan man avholde slike møter.

Hva trenger dere?

Utstyret består av datamaskiner, rutere, videokameraer og mikrofoner. De enkelte firmaers databaser kan supplere møtene med informasjon. I tillegg til digital overføring blir signalene komprimert, slik at de tar mindre plass i datanettverket. Moderne videokameraer for konferanser kan produsere bilder i farger med såkalt HD-kvalitet. Dette skaper meget gode muligheter til å gjengi detaljer fra for eksempel produkter eller skriftlig materiale som deltakeren skal diskutere.

Se på kapasiteten

Bredbåndet som distribuerer lyd- og bildesignalene kan ha forskjellig kapasitet, det vil si ulik datamengde per sekund. De fleste firmaer har i dag bredbånd med høy datakapasitet. Dette vil normalt gjøre det mulig å holde videokonferanser med høy teknisk kvalitet. Det vil også kunne tillate bruk av flere videokameraer samtidig, slik at det for eksempel kan være knyttet et kamera til hver deltaker. I så fall må det være utstyr som gjør at disse signalene kan mikses til et videosignal ut i fra firmaet.

Skal man ha høy kvalitet også hos de andre firmaene må selvfølgelig datakapasiteten her være stor nok. Som nevnt innledningsvis, er det store miljøgevinster å hente for videokonferanser. Selv om det i dag kan være meget lave priser på flyreiser, snakker vi fortsatt om miljøforurensninger. I tillegg kommer ressursbesparelser for eventuelle overnattinger og reisevirksomhet utenom flyreisen.