Dette er SharePoint

  • SharePoint er en samarbeidsplattform som gjør det mulig å dele informasjon på internett, og har blitt en av de beste intranettløsningene for bedrifter.
  • SharePoint er Microsofts raskest voksende produkt og kan gi funksjonalitet som dokumenthåndtering, alarmer, kalendere, kontaktlister, også videre.
  • Plattformen kan integreres med ERP-systemer slik at man arbeider i ERP-systemet via SharePoint sitt brukergrensesnitt i bedriftens intranett.
  • Fordelen med å integrere er at man kan spesialtilpasse menyene ut fra den enkeltes behov og forenkle skjermbilder og menyvalg slik at behovet for opplæring reduseres.
  • Ved å ha løsningene direkte i en moderne webportal, blir de lettere tilgjengelig for brukerne, og etter hvert er det mange som kun benytter ERP-systemet via SharePoint.
  • Målet med integrasjon mellom SharePoint og ERP-systemene er å skape mer effektive prosesser.

 

Statnett bygger, eier og driver det sentrale kraftnettet i Norge, i tillegg til kraftforbindelsene mellom Norge og andre land. Selskapet har over tusen ansatte, og rundt halvparten av dem er ingeniører.

Statnett har valgt å samle systemstøtten for de fleste arbeidsprosessene sine i et ERP-system fra IFS. De tyngste funksjonene er økonomi, prosjektstyring, vedlikehold og anleggsforvaltning, men også oppgaver som dokumenthåndtering og kvalitetsstyring, samt integrasjon til kartsystem ligger inne i løsningen.

– Jeg vil nok si at vår bruk av ERP-løsningen er relativt omfattende, sier avdelingsleder for prosess og IT-tjenester i Statnett, Kjell Arne Moi.

Han har ansvar for å effektivisere og forenkle IT-systemene internt i organisasjonen, med den hensikt at prosesser skal optimaliseres og brukergrensesnittene forenkles.

Blir for komplisert

Alle fagspesialistene arbeider i selve kjerneapplikasjonen, mens andre arbeidsoppgaver er mer administrative og går på tvers i organisasjonen.

– Fakturahåndtering, reiseregninger, anskaffelser, timeføring, attestasjoner også videre har vi til nå lagt inn i en personlig portal, og her dukker de sakene opp som jeg som bruker har befatning med uten at jeg trenger å søke opp ting. Disse modulene er vi nå i gang med å flytte over til SharePoint sammen med kvalitetssystemet og dokumenthåndteringssystemet, forklarer Moi.

Årsaken til at de ønsket å flytte kvalitets- og dokumenthåndteringssystemene over til SharePoint, er store krav til brukervennlighet.

– Tidligere hadde vi kvalitetssystemet og dokumenthåndteringen i IFS sin portalløsning. Men vi fikk mange klager, spesielt fra de som var perifere brukere i forhold til systemet, om at dette var for komplisert til å løse enkle administrative oppgaver, sier Moi.

Revitalisering

I forbindelse med den planlagte oppgraderingen av IFS, kommer Statnett til å legge ned den personlige portalen som har fakturahåndtering, timeregistrering og attestasjoner. Også disse tjenestene skal inn i SharePoint-løsningen.

– Den store fordelen blir brukervennligheten overfor massene når det kommer til de administrative funksjonene som alle må gjøre. Hensikten er med andre ord at løsningene skal bli så enkle og brukervennlige at vi trenger mindre opplæring og får et mye mer effektivt brukergrensesnitt, fastslår Moi.

– De administrative funksjonene brukes av alle ansatte og har skapt mye engasjement internt. Det er jo egenlig litt merkelig at det har vært langt mindre diskusjoner om de tunge fagprosessene enn det har vært rundt de lettere administrative funksjonene som går på tvers av hele organisasjonen. Hvis vi ikke hadde funnet et godt alternativ via SharePoint, tror jeg faktisk at en del av disse funksjonene ville blitt flyttet ut av ERP-sfæren. Derfor var det helt nødvendig for oss å få til et godt grensesnitt for de administrative funksjonene innenfor den ERP-løsningen vi har, avslutter Moi.