Capgemini er et av verdens største konsulentselskaper og har over 180 000 ansatte over hele verden. I Norge har selskapet rundt 900 som jobber med rådgivning i både privat og offentlig sektor. Konsulentselskapet har kontorer i Oslo, Bergen, Stavanger, Fredrikstad og på Lillehammer.

Var i en sårbar situasjon

Selskapet har en sentral HR-funksjon som legger mange av rammene for hvordan de enkelte lederne ute på avdelingskontorene skal arbeide innen HR-feltet. Tidligere var det HR-avdelingen ved hovedkontoret i Oslo som sto for selve lønnskjøringen for alle de ansatte i Norge, men denne ordningen valgte de å avvikle for noen år siden.

- For to år siden arbeidet vi ganske annerledes enn det vi gjør i dag, sier Lars Blom som er HR-rådgiver i Capgemini:

- Da hadde vi én ansatt som fungerte som vår ressursperson på lønn, og den personen var den eneste i hele selskapet som utførte lønnsarbeidet hos oss. Lønnsfunksjonen fungerte bra, men det er klart at i en slik situasjon med bare én ansatt innenfor dette viktige området, så var vi sårbare. Det var en av de viktigste grunnene til at vi begynte å se oss om etter en samarbeidspartner som kunne gjøre de nødvendige lønnsoppgavene for oss, fortsetter han.

Et sterkt fagmiljø

Det var selskapet Aditro som fikk oppdraget med å overta ansvaret for lønnsfunksjonen til Capgemini.

- I oktober i 2014 gjennomførte de den første lønnskjøringen. Vi benytter en løsning der vi lager inputfiler som vi sender over. Disse filene inneholder all informasjon som de trenger for å kjøre lønnen. Timelister, oversikt over eventuelle lønnsendringer, reiseregninger og ulike trekk er typisk informasjon som de trenger for å gjøre en lønnskjøring. Samarbeidet fungerte fint allerede fra den første lønnsutbetalingen, men vi justerte litt på enkelte detaljer på de to eller tre neste lønnskjøringene slik at rutinene ble så effektive som mulig for begge parter, forklarer Blom.

- En tilleggsgevinst ved å sette ut det som har med lønn å gjøre til en ekstern partner er at de har lønn som et eget fagfelt. Det betyr at vi får tilgang til mange fagressurser som har oppdatert kompetanse innen lønnsfeltet. Hvis vi skulle bygd opp og vedlikeholdt denne kompetansen selv ville det vært veldig ressurskrevende, tilføyer Mette Mowinckel som er HR-direktør i Capgemini.

En oppdragende funksjon

Internt i organisasjonen har Capgemini justert litt på fristene for å sende inn lønnsgrunnlagene fra de ulike avdelingene.

- Vi har gjort de interne reglene og strukturene litt klarere enn de var tidligere, og hele organisasjonen har nok blitt flinkere til å forholde seg til disse fristene med en ekstern leverandør, enn det vi var tidligere. Endringen vi gjorde har vel egentlig hatt en oppdragende effekt, og det er bra, smiler Blom.

Frigjør oppgaver

Leverandøren til Capgemini gjør de fleste praktiske oppgavene knyttet til lønn. Sykepengerefusjoner og refusjoner i forbindelse med permisjoner tar de seg av, det samme gjelder oppgaver som A-melding til Altinn, skattetrekk og arbeidsavgiveravgift:

- Vi ser fortløpende på nye rutiner som skal effektivisere lønnssamarbeidet ytterligere. Et eksempel er en løsning der de ansatte selv sender inn sykemeldinger direkte til Aditro. Da slipper vi å være en flaskehals i HR-avdelingen, vi sparer vi litt intern administrasjon, og denne løsningen går dessuten litt raskere, forklarer Mowinckel.

- Vi er veldig fornøyd med den arbeidsformen vi har funnet og har også fått frigjort tid til å gjøre andre oppgaver og til å utvikle organisasjonen videre, avslutter hun.