Det er ingen hemmelighet at enhver bedrift er avhengig av solid styring, spesielt når det gjelder økonomi. Mange bedrifter tar i dag i bruk programvarer som er beregnet til bruk i økonomifunksjonen. Dette sikrer at arbeidet blir gjort hurtig og nøyaktig, samtidig som ressurser blir spart.

Nydal Bygg AS er en moderne byggmesterforretning som i over 50 år har bygget i Bergensområdet. Bedriften er opptatt av å levere hus folk vil ha, og er opptatt av kvalitet. Da er det viktig at det også er kvalitet og kontroll i egne rekker, spesielt når det gjelder selskapets økonomi. Økonomisjef Thomas Ottesen har lenge vært en del av selskapet, og var i 2007 sterkt delaktig da Nydal Bygg ønsket økt effektivitet på økonomisiden og dermed så seg om etter et nytt økonomisystem.

Gjorde en nøye evaluering

– Vi brukte tidligere et annet, mer tradisjonelt økonomisystem. Dette var mer lukket i forhold til at det var tilpasset personer med en økonomisk bakgrunn, og det var dermed vanskeligere å ta i bruk for andre ansatte. Vi ønsket et økonomisystem som var mer åpent mot organisasjonen, spesielt fordi vi også har en egen butikkdrift, forteller Ottesen.

Nydal Bygg ønsket å gi de ansatte mer tilgang til systemet, og ønsket dermed en løsning som var mer brukervennlig samtidig som selskapet fikk mer kontroll.

– Vi gikk over til vårt nåværende system i 2007. Det må nesten sies at alle slike overganger er med en skrekkblandet fryd. Man bygger tross alt opp litt forventning, og overgangen kan bli litt smertefull med både oppturer og nedturer før man får det til å fungere optimalt, forteller han.

Når et system har vært lenge i bruk, kan det raskt bli en utfordring å ta i bruk noe nytt, men motivasjonen om økt effektivitet og mer kontroll var nok til å gjennomføre endringen. Før det nye systemet ble valgt, gjorde Nydal Bygg en nøye evaluering.

– Vi satte opp en del kriterier på forhånd, samtidig som vi tok til oss mye av informasjonen de forskjellige selgerne kom med, forteller økonomisjefen.

Flere positive sider

Både Ottesen og Nydal Bygg er i dag godt fornøyd med løsningen og mener de positive sidene er mange.

– Det er flere positive sider slik systemet fungerer i dag. Vi får involvert flere samtidig som vi etter hvert også har tatt i bruk flere og flere av tilleggsfunksjonene. Noen av dem var jeg til og med ikke klar over, som for eksempel OCR- tolkning av inngående faktura. De har helt klart gjort jobben enklere, forteller han.

Han legger heller ikke skjul på hva som er mest positivt.

– Systemet har økt effektiviseringen hele veien, og det er i dag enklere å samle informasjon og utnytte den optimalt, samtidig som vi bruker mindre tid og færre ressurser. I 2010/2011 gikk vi også over til skybasert serverdrift, og det er spesielt positivt at vi nå er selvdreven administrator som selv kan bestemme når vi skal foreta oppgraderinger og lignende, samtidig som vi har stordriftsfordelene med å outsource datadriften som vi finner vanskelig å betjene med egne servere, forklarer han.

Fornøyd med løsningen

– I dag er vi satt veldig godt inn systemet, og vi er fornøyde. Det er nok fremdeles ting vi kan bli bedre på, men dette vil komme etter hvert. Selv er jeg veldig åpen for nye løsninger og ønsker å ta i bruk så mye som mulig, men det er ikke alltid alle kollegaene ser det på samme måte, forteller Ottesen før han avslutter:

– Selv om det er et lite stykke igjen før vi har tatt absolutt alt i bruk, ligger vi veldig lengt fremme, noe som er gøy.