Når et profesjonelt firma tar seg av fakturaadministrasjonen, innebærer det at de tar ansvar for distribusjon av fakturaer og oppfølging av utestående fordringer.

– Vi sørger for at kundereskontroen er ryddig og at manglende betaling følges opp på en profesjonell og effektiv måte. Dette forbedrer bedriftens likviditet og reduserer tapsrisikoen, sier Torkel Sør-Reime som har vært direktør for fakturaadministrasjon i mange år.

Uidentifiserte innbetalinger som ikke matches automatisk, blir identifisert og lagt inn i systemet. Eventuell tilbakebetaling av kreditposter blir også håndtert. Purringer blir sendt, og eventuelle forsinkelsesrenter blir beregnet. Det samme gjelder tapsavskrivninger.

– Et sett av rapporter blir også levert til kunden. Disse kan de bruke til regnskapet, eller de kan bidra til å gi økonomisjefen oversikt, sier Sør-Reime.

Kjernevirksomheten viktigst

Sør-Reime opplyser at bedrifter som setter ut fakturaadministrasjonen etter en stund ser at de sitter igjen med mer på bunnlinja.

– En årsak til dette er at betalingene kommer inn raskere enn tidligere. Håndteringen blir profesjonalisert og satt i system. Kundene får også råd om hvordan de bør håndtere fakturaprosessen, hvor lang tid det bør gå før inkasso, og så videre. Det er mange parametere å ta hensyn til. I tillegg reduseres ressursbruken i eget hus slik at man i større grad kan fokusere på kjernevirksomheten, sier han.

Bedre likviditet

Profesjonelle aktører har automatiske systemer som sørger for purringer og oversendelse til inkasso på riktig dato.

– Dette gir en oppdragende effekt på kundemassen. Vi ser at det hjelper over tid. I tillegg ser vi at løsningsgraden på inkasso går opp ganske mye, sier Sør-Reime.

Den forbedrede likviditeten bedriften kan få på grunn av tidligere innbetalinger kan ha stor betydning.

– Har du mindre utestående, har du mindre gjeld, eller du kan bruke pengene til investeringer. Med mye utestående opererer du som bank for kundene. Selv med redusert tid på innbetaling på en eller to dager, vil det få en effekt i kroner og øre.

En og en halv til to prosent av utsendte fakturaer kommer i retur på grunn av feil adresse. Denne returposten kan også håndteres av firmaet som tar seg av fakturaadministrasjonen.

Mindre sårbare

Lover og regler blir av og til endret, og det kan være en god grunn til å la eksperter ta seg av fakturaene dine.

– Vi er oppdatert på endringer av lover og regler hele tiden, så kunden slipper å tenke på dette, forteller Sør-Reime.

Det er stor forskjell blant norske bedrifter vedrørende håndtering av sine fakturaer.

– Vi ser at noen firmaer har gode rutiner, mens andre har veldig dårlige prosesser.

Mange kunder blir også mindre sårbare i hverdagen.

– En effekt vi ofte ser, er at kundene blir mindre sårbare for sykdom og ferie blant økonomimedarbeiderne, sier Sør-Reime.