Av Oddvar Lone i Ibistic

Innføringen av EHF i Norge har vært en ubetinget suksess. Difi (Direktoratet for forvaltning og IKT) har ledet arbeidet med innføringen og fortsetter å videreutvikle tjenestene. Prosessen er irreversibel, og nå er det enklere og mindre kostnadskrevende å komme i gang. Viktige innsatsfaktorer er organisatorisk forståelse og effektiv gjennomføring av nødvendige tilpasninger. Mulighetene er mange og innføring av elektronisk faktura er bare første steg.

Ulike dokumenttyper

Elektronisk faktura er nå et krav fra offentlig sektor og det kommer flere dokumenttyper som er viktig for privat sektor. I Norge er følgende standarder klare og flere er under planlegging:

  • EHF Faktura og Kreditnota
  • EHF Katalog
  • EHF Ordre
  • EHF Ordrebekreftelse
  • EHF Pakkseddel

Elektroniske handelsformater er kommet for å bli og vil bestemme hvordan virksomheter samhandler på stadig flere områder.

Markedstrender

Innføring av EHF byr på store muligheter, både nasjonalt og internasjonalt. Vår påstand er at følgende trender er avgjørende for fremtidig forretningsutvikling i Europa:

  • Felles digitalt nettverk og format for utveksling av handelsdokumenter
  • Standardiserte anskaffelsesprosesser styrker innkjøpers roller som premissgiver
  • Bedrifter involvert i offentlig handel må tilpasse seg normer og standarder
  • Sporing og analyse av innkjøpsdata
  • Strukturerte data blir absolutt krav for å sikre sporbarhet for C2A (Contract to Analysis)
  • Økt konkurranse på en større og mer presis markedsplass

Også i privat sektor vil det skje store forandringer ved styrking og effektivisering av samhandling. Utviklingen vil omfatte alle virksomheter fra små- og mellomstore bedrifter til store bedrifter med god infrastruktur. Nå blir effektivisering med EHF gjort tilgjengelig for alle.

Stor gevinst ved automatisert meldingsbehandling

I en overgangsfase vil det være behov for integrasjon mellom ulike systemer og tjenester som behandler data. Informasjonen vil være på et felles format formidlet i PEPPOL (Pan European Public Procurement OnLine).

I utgangspunktet vil de viktigste tjenestene være:

  • Aksesspunkt for sending og mottak av meldinger
  • Konvertering av lokale og systembaserte formater til og fra PEPPOL
  • Søkesystemer for avsender og mottaker.
  • Tjenester for å sammenstille ordre mot faktura og bruk av pakkseddel ved varemottak og fakturakontroll
  • Automatiske regnskapsmessige posteringer basert på definerte parametere, f.eks. ved bekreftelse av varemottak
  • Kontrollere konsistens og krav til innhold i dokumentene

Mulighetene for andre tjenester er store og her finnes det både ferdige systemer og muligheter for skreddersøm. Nye skybaserte systemer forbedrer eksisterende funksjoner og kan «lære» av brukermønstre. Dette åpner blant annet for mottak av ulike regnskapsbilag, som utlegg og reiseregninger. Tjenester for automatisk samordning av data på tvers av plattformer er også snart tilgjengelig.

Må tilpasses seg en ny virkelighet

EHF vil bli et ufravikelig krav fra alle myndigheter i EU og EØS-området. Det er også signaler om at flere store nasjoner i andre verdensdeler ønsker å delta.

Alle erfaringer tilsier at det ikke er noen grunn til å vente med overgang til EHF. En vellykket innføring av EHF innebærer god forståelse for prosessene, hva det praktisk innebærer for din bedrift, og hvordan markedet vil endres.