- Tidligere mottok vi papirfaktura til en postboksadresse i Trondheim hvor vår partner stod for mottak, scanning og verifisering. Senere gikk vi over til en e-postløsning hvor faktura ble sendt som PDF til en e-postadresse, sier Irene Lorentzen, regnskapssjef i SiO.

Tidkrevende fakturamottak

SiO mottar faktura fra virksomheter i en rekke ulike bransjer. I 2016 mottok SiO 18.500 inngående faktura med et samlet beløp på 750 millioner kroner. Løsningene var tidkrevende og SiO valgte derfor å innføre EHF-faktura våren 2015.

- Det første vi gjorde var å sende ut et informasjonsbrev til alle leverandørene om at vi hadde innført elektronisk mottak av faktura. I løpet av åtte uker nådde vi vår første målsetting om 50 prosent EHF-faktura, sier Solveig Bråthen, teamleder inngående faktura i SiO.

Følger opp leverandører

SiO følger utviklingen ukentlig og regnskapsavdelingen har en tett oppfølging av leverandører som ikke sender EHF-faktura.

- En vellykket overgang til EHF-faktura krever at innkjøpere og leverandører inkluderes i prosessen. Vi jobber tett med systemutviklere hos Ibistic for å hjelpe våre leverandører med overgang til EHF, sier hun.

Flere fordeler med EHF

Innføringen av EHF har gitt flere økonomiske og administrative gevinster.

- EHF-faktura sendes direkte fra avsender til mottakers økonomisystem og regnskapsavdelingen slipper fordelingsarbeidet. Siden EHF-faktura leses automatisk får vi raskere oppdaterte regnskapstall. Dette reduserer risiko for feil og gir oss bedre oversikt, sier hun.