For de fleste bedrifter er IT i dag en vesentlig nøkkelfaktor som bedriftene benytter som verktøy for å nå sine mål. Derfor må også ledelsen ta regien ved nyanskaffelser og være klare på hva de ønsker å oppnå.

- Vi ser at ved anskaffelsen av store altomgripende ERP-systemer, så er gjerne implementeringen av disse godt forankret i ledelsen. Det samme er ikke bestandig tilfellet på de mindre systemene. Der er det relativt ofte at beslutningene ikke er så godt forankret i ledelsen, og da kan det hende at det går galt, sier leder for sikkerhet og teknologi hos RSM, Bjørn Christian Borgen.

Kritiske faktorer

Det er en rekke kritiske faktorer i IT-prosjekter. Derfor er det viktig å ha en skikkelig kravspesifikasjon som dekker de vesentligste forholdene. I tillegg bør bedriftene også stille seg en rekke spørsmål før de starter slike prosjekter.

- Mange virksomheter har ikke den nødvendige erfaringen som trengs for å gjennomføre store prosjekter på en god måte. Mye kan gå galt relativt tidlig i prosessen dersom prosjektet ikke er godt nok planlagt. Det er også avgjørende at prosjektet får tilgang til nødvendig kompetanse og allokert de riktige ressursene som trengs, blant annet for å identifisere eventuelle risikoområder som kan skade  prosjektet, forklarer manager Risk & Advisory Services hos RSM, Hågen Ellevold.

Det er en rekke forhold som man bør tenke igjennom:

  • Dekkes behovene til virksomheten?
  • Fører nytt system til nye og endrede risikoer?
  • Svarer nytt system til forventninger og forutsetninger?
  • Er nødvendige prosedyrer etablert for drift og forvaltning?
  • Er sikkerheten tilstrekkelig ivaretatt?
  • Hvordan er det meningen at gamle systemer skal avvikles, og hvordan skal konvertering av data fra eksisterende systemer til nytt system forgå?
  • Hva med opplæring av brukerne?

- Siden det er så mange faktorer som er kritiske må man først avdekke risikoområdene for deretter å definere hvilke aktiviteter som må gjennomføres for å løse implementeringen med minst mulig risiko. Det beste er at de som deltar i prosjektet forstår leveransen og får ansvar for å gjennomføre definerte aktiviteter slik at risikoen reduseres mest mulig, sier Ellevold.

Hold oversikten

Hvis man ikke lykkes helt med implementeringen av et nytt IT-system, kan det godt hende at man for eksempel fortsatt arbeider litt med gamle systemer parallelt, at de ansatte aldri fikk god nok opplæring og derfor arbeider tungvint, eller at man ikke får tatt i bruk alle mulighetene og fordelene som ligger i de nye systemene.

- Derfor er det viktig at de som styrer slike prosjekter har en god virksomhetsforståelse, er opptatt av de viktige detaljene og forstår samspillet mellom komponentene i leveransen, avslutter Borgen.