IT-konsernet Konica Minolta har funnet en måte å hjelpe bedrifter med GDPR-floka:

Innføringen av GDPR innebærer at alle virksomheter skal dokumentere hvor alle personopplysningene befinner seg, hva slags informasjon de sitter på og hvorfor man besitter denne informasjonen. De fleste virksomheter har personopplysninger lagret på en rekke ulike steder som servere, personlige pc'er, i skyen eller kanskje i en mailboks. Dersom de skal lete igjennom tusenvis av ulike filtyper på mange forskjellige plattformer blir kartleggingen svært komplisert og vil sannsynligvis bety et nitidig detektivarbeid. Et detektivarbeid som mange virksomheter vil finne nærmest uoverkommelig.

– Derfor har vi utviklet et verktøy som forenkler og automatiserer kartleggingen. Verktøyet, som heter dokoni Find Insight, er et automatisk søkesystem som går igjennom samtlige filer på alle de stedene hvor virksomheten kan tenkes å ha personopplysninger. Filene indekseres slik at de blir søkbare. På denne måten får du en oversikt, og kan lage rapporter, over alle filene som inneholder personsensitive data i hele organisasjonen, forklarer Thomas Grønlie som er ITS-direktør i Konica Minolta.

Ta kontroll og sørg for å beholde den

dokoni Find Insight er virksomhetens egen "Lille-Google" der du finner det du søker etter uten å bekymre deg for hvor informasjonen egentlig er lagret.

Etter at GDPR er innført må alle kravene i forordningen etterleves. Det betyr for eksempel å kunne dokumentere alle opplysninger om en bestemt person, eller å dokumentere eventuelle personopplysninger hvis de kommer på avveie:

– Med et GDPR-kompatibelt dokumenthåndteringssystem er det ikke bare enkelt å kartlegge hvor dataene befinner seg og rydde i dem. Det blir også langt enklere å holde det ryddig, og å hente ut de rapportene man trenger for å håndheve GDPR i det daglige. Det handler om å ta kontroll på en smidig og enkel måte, beholde kontrollen og om å forbli GDPR-kompatibel til enhver tid. Det er nettopp det dette verktøyet gjør, avslutter Grønlie.

Dette gjør dokoni Find Insight for bedriften din:

  • Gir deg kontroll over bedriftens persondata på tvers av lagringsplattformer
  • Lar deg lage rapporter basert på alle dataene som har blitt indeksert med dokoni FIND-plattformen
  • Konverterer og lagrer dataene i en rekke formater og overføres til MS Exchange, MS SharePoint eller CRM, ERP med flere
  • Gjør det mulig å søke etter alle dokumenter, inkludert informasjon om en bestemt person, og hente plasseringen av alle dokumenter fra et brukergrensesnitt som er enkelt og forståelig. Sikrer dermed innsynsretten for enkeltpersoner. 
  • Overfører data til enkeltpersoner som ønsker å få oversikt og å gjenbruke sine personlige data til egne formål.  Dette gjøre på en sikker og trygg måte.
  • Varsler hvis data kommer på avveie: Med dokoni FIND Insight vil du kunne ta ut en rapport som viser alle poster som måtte ha kommet på avveie som for eksempel bankkontonummer, personnummer eller andre personlige opplysninger. Dette sørger for konstant etterlevelse av personvernloven.

www.konicaminolta.no/thomas.gronlie@konicaminolta.no