Av Formuler i samarbeid med Microsoft.

Tenk deg at kommunens IT-drevne styringssystemer for vann og avløp bryter sammen. Den aktuelle serveren lar seg ikke reparere. I over en uke har kommunen nærmest null digital kontroll med sentral infrastruktur - mens man venter på ny server.

– Hendelsen er dessverre ikke et unntakstilfelle. Vi er tre kommuner som stadig oftere har opplevd følbare konsekvenser av utdatert IT-infrastruktur, sier Sp-ordfører Sigrun Wiggen Prestbakmo i Salangen kommune sør i Troms.

Aldrende og fulle servere i Gratangen, Lavangen og Salangen har stadig oftere blitt utsatt for sammenbrudd og tap av data, med dertil tilhørende høye vedlikeholds- og konsulentkostnader.

Måtte investere annerledes

I de tre kommunene bor det snaut 4500 innbyggere - til sammen. Selv om de har et interkommunalt samarbeid om IT, har de mindre enn en håndfull mennesker som drifter fagsystemene for skole, eldreomsorg, plan og bygg og andre kommunale oppgaver.

– Med dette utgangspunktet stod det klart for oss at vi måtte investere drastisk annerledes. En oppdatering av dagens løsning ville kanskje løse gårsdagens problemer, men neppe lagt til rette for å løse morgendagens oppgaver. Som for alle andre kommuner stiller Stortinget store krav til digitalisering av offentlige tjenester, sier Prestbakmo. 

 For små for å digitalisere?

Utfordringene knyttet til størrelse er gjenkjennelige fra nord til sør. Over halvparten av landets kommuner har færre enn 5000 innbyggere. Riksrevisjonen vurderte i fjor digitalisering i kommunene opp i mot Stortingets mål om helhetlige og fullstendige offentlige digitale tjenester.

De fant at færre små kommuner enn store har startet digital transformasjon av tjenester. 23 prosent av de små har ingen digitale tjenester på de undersøkte områdene. Riksrevisjonen konkluderte med at “mange kommuner har ikke tilstrekkelig kompetanse til å digitalisere sine tjenester. Digitalisering har ifølge mange kommuner for høye kostnader til at den blir prioritert.”

Grensesprengerne

En slik virkelighetsbeskrivelse var langt fra nok til å skremme rådmennene i de tre Troms-kommunene. De dro til Moss kommune for å lære av deres erfaringer med å flytte deler sitt datamateriale ut i skyen.

De ble imponert. Samtidig var de overbevist om at Gratangen, Lavangen og Salangen skulle gå enda lengre og ta alt ut i skyen: - Studien som vi gjorde sammen med IT-selskapet Skill førte til det prosjektet som vi nå setter i gang. Vi ga det navnet Polarsky, sier Prestbakmo.

– Skytjenester endrer spillereglene totalt for hva som er mulig å få til av digital transformasjon i mindre kommuner. Det Gratangen, Lavangen og Salangen gjør er både det tryggeste og samtidig det mest fremtidsrettede, sier Lena Lundgreen, direktør for offentlig sektor i Microsoft. 

Erstatter 70 servere

De tre blir landets første kommuner til å legge all IT-drift ut i skyen, nærmere bestemt Microsoft Azure. Datatilsynet er med fra starten, blant annet for å se på hvordan Skill og kommunene løser viktige oppgaver knyttet til sikkerhet og personvern.

Prosjektleder Hege Myklebust i Skill oppsummerer prosjektet slik:

– Når prosjektet er ferdig våren 2018, vil samtlige av kommunens fagsystemer driftes og leveres direkte fra Microsoft Azure. Dette erstatter 70 servere, forandrer IT-driften totalt og forbedrer ytelsen. I tillegg kommer de overlegne fordelene ved å være på en plattform med stadige oppdateringer, ny funksjonalitet og det beste av IT-sikkerhet.

Kommunene får løftet blikket

Ikke bare løftes driften ut i skyen; kommunene styrker samtidig samhandlingen gjennom Office 365, med radikalt forbedret deling av dokumenter. Når de kommunale IT-medarbeiderne slipper å bruke tiden på server-relaterte problemer, ser Salangen-ordføreren for seg betydelige gevinster:

– Vi vil kunne løfte blikket, jobbe mer strategisk med digital transformasjon og samtidig bruke mer tid på dialogen med innbyggerne. Fra å være kun et driftssamarbeid mellom kommunene, går IT nå til å bli selve navet i samarbeidet.

– Vi har en visjon om å sprenge grenser i vår kommune, med røtter tilbake til gruvedriften for over hundre år siden. Dette prosjektet skal vise at visjonen vår passer like godt på digitale grenser.

Syv tips til kommuner som vil i gang med en digital transformasjon

1. Stikk fingeren i jorda og gjør en grundig vurdering av teknologisk kapital.

2. Gå sammen med nabokommuner for å dele kompetanse og investeringer.

3. Be om å få besøke bedrifter og andre kommuner og høst inspirasjon fra hvordan de har digitalisert.

4. Bestill en forstudie av hva som bør og kan gjøres av digital transformasjon.

5. Invester i ny teknologi fremfor å reparere på gammel, for å møte kravene til digitalisering og utnytte mulighetene det gir.

6. Velg en partner som kjenner til alle lover og regler som må overholdes - og som har kompetanse til å sette opp en sikker og velfungerende løsning.

7. Vær sprek, romslig og fremtidsretta: Utforsk hva teknologien kan gi organisasjon og innbyggere, bruk fagenhetenes kompetanse til å definere behov, og tenk "utenfor boksen".